Recibo, comprovante e nota fiscal: qual a diferença?
Os três documentos registram um pagamento ou uma venda, mas têm funções diferentes. Confundi-los pode deixar você sem prova ou em situação irregular com o fisco.
Recibo
É a declaração de quem recebeu de que recebeu determinada quantia, de determinada pessoa, por determinado motivo. Prova a quitação. É muito usado em aluguéis, vendas entre pessoas, serviços avulsos e acertos de dívidas. Deve trazer o valor, os dados de quem pagou e de quem recebeu, a referência do pagamento, o local, a data e a assinatura. Pode ser feito pelo gerador de recibo.
Comprovante de pagamento
É o documento emitido pelo banco, aplicativo ou maquininha, que prova que a transferência, o PIX, o boleto ou o pagamento por cartão aconteceu. Ele mostra pagador, recebedor, valor, data e hora. Porém, nem sempre diz o motivo do pagamento nem dá quitação de uma dívida específica. Por isso, vale juntar o recibo ao comprovante.
Nota fiscal
É o documento fiscal que registra uma venda de mercadoria ou uma prestação de serviço feita por empresa ou profissional obrigado a emiti-lo. Serve para a tributação e para garantia do consumidor. Recibo não substitui nota fiscal quando a emissão da nota é obrigatória.
Quando usar cada um
- Aluguel entre pessoas: recibo mensal, de preferência com o comprovante do PIX.
- Venda de veículo ou bem entre particulares: contrato e recibo de cada pagamento.
- Prestação de serviço por empresa: nota fiscal, e o comprovante de pagamento como complemento.
- Pagamento em dinheiro: recibo assinado sempre, porque não há comprovante bancário.
Quanto tempo guardar
Guarde os documentos pelo tempo em que possam ser cobrados ou necessários para comprovar uma operação, como declaração de imposto de renda ou eventual disputa. Em caso de dúvida, guarde por mais tempo e mantenha cópia digital.